How To Set Out Of Office In Outlook

Nếu bạn sẽ vắng mặt khỏi công việc vì nghỉ phép, nghỉ việc tạm thời hoặc tương tự, bạn có thể thiết lập một thông báo chế độ ngoại tuyến trong Microsoft Outlook. Điều này cho phép người khác biết rằng bạn đang vắng mặt và sẽ không phản hồi trong một khoảng thời gian cụ thể.

Lợi ích của việc tự động gửi thông báo như vậy trong Outlook là bạn có thể lên lịch chúng cho khoảng thời gian bạn cần. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể bật và tắt tính năng này bằng cách thủ công.

Dưới đây là cách để đặt chế độ trả lời ngoại tuyến trong Outlook trên Windows, Mac và trên web.

Đặt thông báo trả lời ngoại tuyến trong Outlook trên Windows

Bạn có thể tạo và lên lịch thông báo trả lời ngoại tuyến trong ứng dụng Outlook trên Windows chỉ trong vài phút.

Bước 1: Mở Outlook trên Windows và chọn tab File.

Bước 2: Xác nhận rằng Info được chọn ở phía trên bên trái. Sau đó, nhấp vào Automatic replies ở phía bên phải.

Automatic Replies on the Info screen in Outlook on Windows.

Bước 3: Ở đầu cửa sổ hiện ra, đánh dấu tùy chọn Send automatic replies và sau đó nhập thông báo của bạn vào ô văn bản ở phía dưới.

Automatic Replies window to create the message in Outlook.

Bước 4: Để lên lịch gửi thông báo, chọn ô Only send during this time frame và chọn ngày và giờ bắt đầu và kết thúc.

Nếu bạn không chọn khoảng thời gian, hãy quay trở lại đây để tắt thông báo tự động bằng cách thủ công.

XEM THÊM:  Làm thế nào để miễn phí phí thường niên Citibank

Start and end dates and times for Automatic Replies in Outlook.

Bước 5: Nhấp OK khi bạn hoàn thành.

Đặt thông báo trả lời ngoại tuyến trong Outlook trên Mac

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới của Outlook trên Mac, bạn có thể thiết lập và lên lịch thông báo trả lời ngoại tuyến bằng các bước sau:

Bước 1: Mở Outlook trên Mac và chọn Tools > Automatic replies từ thanh menu.

Bước 2: Khi cửa sổ Automatic Replies hiện ra, đánh dấu ô ở trên cùng để bật thông báo trả lời tự động và nhập thông báo của bạn vào ô bên dưới.

Automatic Replies in Outlook on Mac.

Bước 3: Để lên lịch thông báo trả lời, chọn ô Send replies only during this time period. Sau đó, chọn ngày và giờ bắt đầu và kết thúc.

Nếu bạn không sử dụng tính năng lên lịch, quay lại khu vực này để tắt thông báo tự động bằng cách thủ công.

Start and end dates and times for Automatic Replies in Outlook.

Bước 4: Để gửi thông báo trả lời ngoại tuyến này cho những người ngoài tổ chức của bạn, hãy đánh dấu ô kế bên. Bạn có thể chọn Send only to my contacts hoặc Send to All External Senders.

Sau đó, nhập thông báo trả lời tự động mà bạn muốn gửi trong ô văn bản đó.

Outside of your organization reply options in Outlook.

Bước 5: Nhấn OK khi bạn hoàn thành.

Đặt thông báo trả lời ngoại tuyến trong Outlook trên web

Nếu bạn sử dụng Outlook trên web, việc tạo và lên lịch thông báo tự động cũng rất dễ dàng.

Bước 1: Truy cập Outlook trên web và đăng nhập.

XEM THÊM:  Cách Bỏ Qua Tất Cả Lỗi Trong Word

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Gear ở phía trên bên phải và chọn View all Outlook settings ở cuối thanh bên.

Bước 3: Trong cửa sổ hiện ra, chọn Mail ở phía bên trái và Automatic replies ở phía bên phải.

Bước 4: Bật chuyển đổi ở đầu và nhập thông báo ngoại tuyến của bạn.

Automatic Replies in Outlook on the web.

Bước 5: Để lên lịch thông báo tự động, đánh dấu ô Send replies during a time period. Sau đó, chọn ngày và giờ bắt đầu và kết thúc. Tùy chọn, đánh dấu các ô hiện ra để thiết lập thêm các cài đặt áp dụng cho Lịch Outlook trong khoảng thời gian đã chọn.

Nếu bạn không lên lịch thông báo trả lời ngoại tuyến, bạn có thể quay lại địa điểm này trong cài đặt để tắt nó bằng cách thủ công.

Start and end dates and times for Automatic Replies in Outlook.

Bước 6: Để gửi thông báo trả lời tự động này chỉ cho danh bạ Outlook của bạn, đánh dấu ô ở cuối cùng.

Bước 7: Khi bạn hoàn thành, nhấp Save và X ở phía trên bên phải để đóng cài đặt này.

Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập thông báo tự động trong Outlook, hãy xem lại các tính năng đã cập nhật hoặc tìm hiểu thêm những việc bạn có thể làm trong Microsoft Outlook.

Hãy ghé thăm How To để biết thêm nhiều hướng dẫn hữu ích khác!