Hướng dẫn Hủy Email trong Outlook

Bạn đã gửi một email nhưng lại muốn hủy gửi hoặc sửa lại nội dung? Đừng lo, trong Outlook bạn có thể dễ dàng hủy gửi email và thay thế nó bằng cách đơn giản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách hủy email trong Outlook một cách dễ dàng.

Lưu ý rằng tính năng hủy gửi email chỉ hoạt động trên phiên bản desktop của Outlook và chỉ áp dụng cho các tài khoản Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 trong cùng một tổ chức. Không thể hủy gửi email đến địa chỉ email của người nhận ngoài tổ chức của bạn.

Cách hủy email trong Outlook

Đầu tiên, bạn cần cài đặt ứng dụng desktop Outlook để có thể hủy gửi email. Sau đó, làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook và chọn “Home” từ menu bên trái.

Bước 2: Chọn “Sent items” để xem danh sách các email đã gửi.

Sent items tab in Outlook

Bước 3: Tìm email mà bạn muốn hủy gửi và nhấp đúp chuột vào đó để mở trong một cửa sổ mới.

Bước 4: Đảm bảo đã chọn tab “Message” trong cửa sổ email. Chọn ba chấm bên phải của thanh công cụ, di chuột qua “Actions” và sau đó chọn “Recall this message”.

Recall this message option in Outlook

Bước 5: Nếu bạn không thấy ba chấm, chọn “Move” từ thanh công cụ, sau đó chọn “Actions” và “Recall this message”.

Recalling a message option in Outlook with expanded toolbar

Bước 6: Một cửa sổ pop-up hiện lên trên màn hình. Ở đây, bạn có hai lựa chọn: “Delete unread copies of this message” hoặc “Delete unread copies and replace with a new message”. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn để Outlook thông báo cho bạn biết quá trình thành công hay thất bại. Chọn lựa chọn của bạn và nhấp vào nút “OK” để tiếp tục. Nếu bạn đã xóa email thành công, xin chúc mừng! Nếu bạn muốn thay thế email, tiếp tục thực hiện các bước sau.

Bước 7: Nếu bạn chọn tạo một email thay thế, Outlook sẽ mở cửa sổ thứ hai để bạn chỉnh sửa nội dung email mới. Trong khi bạn soạn nội dung email mới, Outlook sẽ hủy gửi email cũ và hiển thị một thông báo (nếu bạn đã chọn tùy chọn đó). Chỉ cần nhấp vào nút “Gửi” khi bạn đã hoàn thành email đã chỉnh sửa.

XEM THÊM:  Cách Hủy Đăng Ký Apple TV

Lưu ý: Nếu bạn gửi một email để hủy gửi, email gốc không biến mất hoàn toàn. Để email gốc biến mất, người nhận có thể cần mở email hủy gửi trước. Đây là lý do tại sao bạn nên gõ chữ “QUAN TRỌNG” hoặc một điều tương tự trong tiêu đề email hủy gửi để đảm bảo nó được mở trước email gốc. Microsoft cũng nêu rõ rằng, trong một số trường hợp, người nhận có thể được thông báo khi email đã bị hủy gửi từ hộp thư đến của họ. Vì vậy, hãy nhớ rằng ngay cả khi hủy gửi email, người nhận vẫn có thể biết rằng một email đã được gửi đến họ một cách vụt ngang hoặc có nội dung gây phiền nhiễu.

Khi không thể hủy email trong Outlook

Nếu người nhận đã mở email của bạn trong Outlook, bạn sẽ không thể hủy gửi nó. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập Outlook để đưa ra cảnh báo trước khi gửi email để có thêm thời gian để xem xét lại.

Outlook cho phép bạn trì hoãn gửi email để không gửi ngay lập tức. Nếu bạn thường xuyên trả lời email, gửi dữ liệu riêng tư qua email hoặc dễ bị nhầm lẫn, bạn có thể muốn bắt đầu trì hoãn hoặc đặt lịch gửi email trong Outlook. Bạn có thể dễ dàng thiết lập điều này cho tất cả các email trong Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn đơn giản sau:

Bước 1: Chọn “File” ở góc trên bên trái của Outlook.

Bước 2: Cuộn xuống một chút và nhấp vào “Manage rules & alerts”.

Rules option in the Outlook email client

Bước 3: Cửa sổ “Rules and alerts” sẽ hiện lên. Chọn “New rule”.

Bước 4: Một cửa sổ pop-up khác sẽ xuất hiện. Tại đây, chọn “Apply rule on messages I send”. Bạn sẽ thấy điều này được liệt kê dưới mục “Start from a blank rule”. Nhấp vào nút “Next” để tiếp tục.

XEM THÊM:  Cách xóa bộ nhớ cache DNS

Applying a rule to a message in Outlook

Bước 5: Không cần quan tâm đến bất kỳ điều gì khác trong danh sách điều kiện và nhấp vào “Next” để tiếp tục. Sau đó, một màn hình xác nhận sẽ xuất hiện. Chọn “Yes” để xác nhận.

Bước 6: Chọn tùy chọn “Defer delivery by a number of minutes”. Chọn “A number of” link. Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra và bạn sẽ được yêu cầu chọn thời gian mong muốn. Nhập số phút bạn muốn (tối đa là 120 phút) và sau đó nhấp vào nút “OK”. Sau khi hoàn thành, nhấp vào “Next”.

Delayed delivery option in Outlook

Bước 7: Nếu bạn có bất kỳ ngoại lệ nào, chọn các tùy chọn ngoại lệ bạn muốn. Sau đó, nhấp vào nút “Next” để tiếp tục.

Bước 8: Đặt tên cho quy tắc của bạn và kiểm tra hộp chọn “Turn on this rule” nếu có sẵn. Cuối cùng, nhấp vào nút “Finish”.

Câu hỏi thường gặp về việc hủy email trong Outlook

Tại sao hủy email trong Outlook không luôn hoạt động?
Mặc dù nghe có vẻ đơn giản, việc hủy gửi email trong Outlook không luôn hoạt động như bạn nghĩ. Với tốc độ internet hiện nay, email gửi nhầm đã có thể đang đợi ở hộp thư của người nhận, điều này tạo ra một số vấn đề. Nhiều yếu tố khác nhau sẽ làm mất hiệu quả của việc hủy gửi một email.

Bạn có thể hủy gửi email sau một giờ không?
Bạn có thể hủy gửi email sau một giờ. Việc hủy gửi email trong Outlook sẽ hoạt động miễn là người nhận chưa mở email. Tuy nhiên, bạn nên nhanh chóng, vì một khi email đã được mở, việc hủy gửi không còn hiệu quả.

Người nhận có biết được nếu email được hủy gửi trong Outlook không?
Trong một số trường hợp, Outlook có thể thông báo cho người nhận biết rằng một email đã được hủy gửi từ hộp thư đến của họ.

XEM THÊM:  Cách lấy tọa độ trong Revit

Hủy email đã được mở trong Outlook:
Nếu người nhận đã mở email gốc của bạn, bạn sẽ không thể hủy gửi nó. Người nhận vẫn có thể nhận và đọc email hủy gửi thứ hai, nhưng email gốc vẫn tồn tại trong hộp thư đến của họ. Đó là một trong những lý do tại sao bạn nên nhanh chóng thực hiện việc hủy gửi email.

Chuyển hướng đến các thư mục khác:
Nếu email gốc của bạn đã kích hoạt một bộ lọc và Outlook điều hướng nó vào một thư mục cụ thể, thì việc hủy gửi sẽ không thành công. Tùy chọn hủy gửi chỉ ảnh hưởng đến các email được giữ ở hộp thư đến. Nếu email gốc đợi ở một nơi khác, nó sẽ không biến mất.

Email được gửi đến một thư mục công cộng
Nếu ai đó đọc email của bạn trong một thư mục công cộng, việc hủy gửi sẽ không thành công.

Các ứng dụng email khác:
Tính năng hủy gửi chỉ hoạt động với các tin nhắn trong Outlook. Nếu bạn gửi email cho người dùng dịch vụ Gmail chẳng hạn, việc hủy gửi sẽ không hoạt động.

Việc hủy gửi email trong Outlook không đảm bảo tuyệt đối, và vẫn có cách mà người nhận có thể đọc email của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn nhanh nhẹn, bạn vẫn có thể hủy gửi email Outlook trước khi nó gây ra hậu quả gì.

Hủy email trong Outlook chỉ là một trong những tính năng cơ bản để trở thành một người dùng mạnh mẽ với client này. Nếu bạn muốn khám phá sâu hơn, chúng tôi có một tuyển tập bài viết về bảy tính năng của Outlook mà bạn có thể chưa biết. Chúng tôi cũng có ba mẹo để giữ hộp thư đến Outlook ngăn nắp, bao gồm tự động gửi email của bạn đến các thư mục cụ thể.

Nguồn: How To