Cách Bảo Vệ Tài Liệu Excel Bằng Mật Khẩu

Nếu bạn sử dụng máy tính, chắc chắn bạn sẽ có một số tài liệu Microsoft Excel trên máy Mac hoặc PC mà bạn không muốn người khác tìm thấy và đọc được. Bởi vì Excel không chỉ phục vụ cho người dùng thông thường mà còn dành cho doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và hàng triệu người khác trên toàn thế giới. Dù bạn đang tạo biểu đồ, chuyển đổi PDF hoặc chỉ đơn giản là nhập liệu hàng loạt, cách tốt nhất để bảo vệ thông tin đó là học cách đặt mật khẩu cho tệp Excel.

Thêm mật khẩu

Bước 1: Trong Excel, mở tài liệu mà bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.

Bước 2: Nhấp vào Tệp, sau đó chọn Thông tin.

Excel 2016 Protect Workbook options

Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào nút Bảo vệ bảng tính. Từ menu thả xuống, chọn Mã hóa bằng mật khẩu.

Bước 4: Excel sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Hãy chọn một mật khẩu phức tạp và duy nhất và ghi chú nó vào trình quản lý mật khẩu của bạn.

Việc ghi nhớ mật khẩu là rất quan trọng, hoặc bạn có thể truy cập vào một bản sao nằm ở một vị trí an toàn vì nếu bạn quên nó, bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp Excel và khôi phục nó sẽ trở nên phức tạp. Không có cách nào để truy cập vào một mật khẩu bị quên, vì vậy hãy để nó trong trình quản lý mật khẩu hoặc một phương pháp tương tự nếu bạn quên mật khẩu.

XEM THÊM:  Cách Chọn Đúng Kích Cỡ Giày Chạy Bộ

Excel prompting user to create and enter in a password for document

Bước 5: Từ bây giờ, mỗi khi bạn cố gắng mở tệp đó, Excel sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu mới mà bạn đã chọn. Lưu ý rằng mật khẩu này chỉ bảo vệ tài liệu cá nhân đó, không phải mọi tài liệu Excel trên máy tính của bạn. Nếu bạn muốn tất cả các tệp Excel đều có cùng mức bảo vệ, bạn sẽ cần đặt mật khẩu cho từng tệp riêng lẻ hoặc xem các tùy chọn bảo vệ nâng cao hơn.

Nếu bạn muốn xem liệu một tệp Excel có bảo vệ bằng mật khẩu hay không, hãy kiểm tra tab Thông tin trong tài liệu và nhìn vào phần Bảo vệ bảng tính. Nó sẽ cho bạn biết liệu có yêu cầu mật khẩu để mở tệp hay không.

Excel's Info tab saying that this workbook is protected and requires a password

Bước 6: Bây giờ khi bạn đã đặt mật khẩu cho các tệp quan trọng nhất của mình, có thể đáng xem xét thêm các lớp bảo mật bổ sung cho hệ thống của bạn. Cách đơn giản nhất để bảo vệ một số lượng lớn bản ghi là mã hóa chúng. May mắn thay, các chương trình mã hóa không khó tìm thấy. Người dùng Windows 10 Professional có một tiện ích mã hóa tích hợp được gọi là BitLocker. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tải xuống phiên bản miễn phí với tùy chọn tùy chỉnh cho các loại dữ liệu khác nhau, bạn có thể thử phiên bản mã nguồn mở VeraCrypt.

Tùy chọn bảo mật bổ sung

Excel cũng cho phép bạn áp dụng các tùy chọn bảo mật tùy chỉnh khác cho tệp của bạn nếu cần thiết. Quan trọng là biết những tùy chọn khác này làm gì để bạn có thể tạo ra bảo mật phù hợp cho dự án của mình. Dưới Bảo vệ bảng tính, bạn sẽ tìm thấy một số tính năng bổ sung có thể hữu ích:

  • Đánh dấu là đã hoàn thành: Điều này sẽ đánh dấu tệp tin đã hoàn thành, cho phép người khác biết rằng họ không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, việc sử dụng tùy chọn này sẽ không bảo vệ dữ liệu đằng sau mật khẩu, vì vậy nó không cung cấp bất kỳ bảo mật nào.

  • Bảo vệ trang hiện tại: Điều này sẽ bảo vệ trang tính hiện tại bằng mật khẩu để người khác không thể thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc chỉ có thể thực hiện một số loại thay đổi cụ thể. Đây là một tùy chọn hữu ích nếu chỉ có một trang trong bảng tính mà bạn muốn bảo vệ, và bạn không quan tâm nếu mọi người có thể xem thông tin – bạn chỉ không muốn họ làm gì sai. Bạn sẽ nhận thấy rằng cũng có một tùy chọn để làm điều này với Cấu trúc bảng tính, bảo vệ khỏi các thay đổi lớn đối với bảng tính (như thêm một trang mới), trừ khi người khác có mật khẩu.

  • Thêm chữ ký số: Bạn có thể đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có quyền truy cập và kiểm soát các tệp Excel của bạn bằng cách thêm chữ ký số.

XEM THÊM:  Cách Đăng Ký GST Cho Công Ty

Bảo vệ các tệp Excel là một nhiệm vụ quan trọng mà nhiều người bỏ qua. Có nhiều biện pháp an toàn có sẵn để đảm bảo thông tin của bạn luôn được bảo mật và riêng tư, bắt đầu bằng bảo vệ bằng mật khẩu.

Muốn biết thêm cách thực hiện các tác vụ khác trên máy tính? Hãy truy cập How To!